Come raccontare un evento sui Social

Stai organizzando un evento e ti chiedi se e come sia il caso di pubblicizzarlo anche in rete? Certo che lo è!

In questa guida ti parliamo delle possibilità che potrai sfruttare usando tutte le piattaforme online.

Quali eventi?

Ci sono tante tipologie di eventi che si prestano ad essere raccontate sui social network, ad esempio:

• inaugurazioni
• incontri
• corsi
• feste
• presentazioni
• conferenze
• dimostrazioni

Le informazioni indispensabili

La prima cosa da tenere a mente, ovunque tu voglia pubblicizzare il tuo evento, è quello di dare almeno le informazioni indispensabili:

• Dove: luogo e città (non tutti sanno che la libreria “tal dei tali” si trova a Milano e non a Firenze)
• Quando: data e orario
• Cosa succede all’evento? Quale sarà il programma?
• Chi organizza, chi sarà presente e a chi è rivolto l’evento in questione?
• Costo: è gratis o a pagamento? Quanto costa e dove si possono acquistare i biglietti?

Sito/Blog

La prima cosa da decidere è se la tua attività fa eventi sporadicamente o se, invece, ne avete in maniera continuativa.

Se si tratta di un caso sporadico potrai dedicargli una pagina del sito, creare una landing-page e pubblicare alcuni post ad-hoc per parlare di questo vostro appuntamento.

Se, invece, hai molto spesso degli eventi (corsi, incontri, presentazioni…) sarà il caso di pensare a un’area del sito con il calendario degli appuntamenti (futuri e passati), da affiancare, in base all’importanza dei singoli casi, con dei post sul blog che li rilanci.

Una parte molto importante nella sponsorizzazione del tuo evento può essere giocata anche dalla newsletter. Usala per segnalare ai tuoi iscritti l’avvicinarsi dell’incontro e dare informazioni esclusive.

Facebook

Una delle funzioni storiche del famoso social network è proprio quella degli eventi. Ci sono due “mantra” da tenere bene a mente per gli eventi su Facebook:

1. è inutile invitare gli amici che vivono a Verona se la nostra iniziativa è a Napoli (a meno che il nostro amico di Verona non si trovi spesso a Napoli). è una pratica inutile e fastidiosa
2. Tanti “parteciperò” su Facebook non equivalgono a partecipanti sicuri per il nostro evento.

Gli elementi fondamentali per poter dar vita all’evento su Facebook.

• La durata massima degli eventi è di 14 giorni. Quindi se la tua iniziativa dura un mese (o, per esempio, diversi lunedì nell’arco di un mese) dovrai decidere se fare più eventi o se segnalare solo il giorno di avvio.
• Puoi creare l’evento con il tuo profilo o con la pagina che amministri.
• La dimensioni della foto di copertina dell’evento sono: 1920 x 1080 pixel (rapporto 16:9). Per crearla ci sono riversi tool, disponibili anche online (ti ricordo la nostra guida per usare Canva). Un consiglio: non inserire un testo grafico, oppure fai in modo che il testo non occupi più del 20% dell’immagine.
  Tieni sempre a mente che la visualizzazione della copertina dell’evento viene visualizzata in maniera diversa nel news feed, notifiche, suggerimenti e su diversi dispositivi, pc, tablet, smartphone.
• Il titolo dell’evento dovrà essere di, massimo, 64 caratteri. Considera che testi lunghi potrebbero essere tagliati su alcuni dispositivi, quindi tieni nella prima parte le informazioni fondamentali.
• A questo punto è il momento di inserire data e ora del tuo evento. Imposta sia l’orario di inizio, sia quello di fine.
• Il luogo in cui si terrà l’evento è molto importante. Permetterà agli interessati di pianificare al meglio la loro partecipazione. Se la location scelta ha una pagina Facebook la visualizzerete mentre digitate il nome, se, invece, non esiste la pagina/luogo ricordati di inserire l’indirizzo completo. In questo modo Facebook crea una mappa e permette a chi partecipa di vedere che percorso seguire.
  Se il luogo scelto è anche un luogo di Facebook le foto degli altri appuntamenti di quella location saranno visibili sul tuo evento (e, viceversa, le foto del tuo incontro saranno visibili nei futuri eventi in quel luogo)
• A questo punto non ti resta che inserire la descrizione dell’evento. Dai tutte le informazioni che possono essere utili a chi ti legge.
• L’area di “discussione” dell’evento sarà il luogo in cui dare nuove informazioni, rilanciare chi sta parlando del vostro appuntamento o rispondere alle domande degli interessati.

Se vuoi approfondire tutte le possibilità di questa funzione di Facebook ti consiglio la guida degli amici di Postpickr: Guida agli eventi Facebook. Un pdf veramente utile e completo.

Cosa fare durante l’evento?

Una volta iniziato l’incontro potrai condividere sull’evento Facebook foto, video e qualche aggiornamento testuale. Puoi anche far partire una diretta video. Tutto questo materiale può essere, poi, condiviso anche sulla tua pagina o profilo.

Se il tuo evento prevede degli interventi prepara un “master” su Canva, nel quale inserirai foto e/o una frase di ogni relatore.

…E dopo l’evento?

Cosa fare quando il vostro incontro sarà finito? Puoi mantenere attiva la tua pagina evento postando le foto, i video o articoli che raccontano quanto successo.

Instagram

Vuoi usare Instagram per promuovere il tuo evento? Qui dovrai raccontare ciò che avverrà attraverso immagini e brevi video. Puoi iniziare in anticipo con qualche immagine della location, con le foto dei relatori, con l’immagine dell’invito… In base al tipo di evento che stai organizzando ci saranno diversi contenuti da poter condividere.

Usa anche le instagram stories, sia per mostrare qualcosa in anteprima sia per parlare direttamente con chi ti segue e raccontargli cosa succederà.

Durante l’evento

Non pubblicare singole immagini a “raffica”. Potresti infastidire i tuoi follower. Cerca di raccogliere un po’ di scatti e crea degli album per raccontare quello che sta succedendo.

Inizia a raccontare fin dall’inizio del tuo evento (accreditamenti, primi arrivi…) e anche durante non limitarti a documentare dal punto di vista degli altri partecipanti, racconta anche il dietro le quinte, uno sguardo dal retro-palco.

Dopo l’evento

Fai una ricerca per Hashtag, luogo e persone che sai che hanno partecipato. Cerca le foto che hanno fatto al tuo evento e re-postale sul tuo account. Fai vedere cosa è successo con gli occhi degli altri partecipanti.

Twitter

Il social network di micro-blogging è la piattaforma perfetta per raccontare in diretta un evento. Organizzati per un live-tweeting, in questo modo potrai raccontare da più punti di vista l’avvenimento e sarà un’ottima occasione per creare rete.

Cos’è il live tweeting

Un racconto, in tempo reale, di un evento attraverso Twitter. Può essere fatto dall’organizzatore dell’evento e/o da chi sta partecipando come parte attiva (presentatori, relatori, ospiti…) o come ascoltatore.

Perché fare un live tweeting

Con questa attività puoi dare importanza e visibilità al tuo evento. Aumenterà il buzz intorno al brand e la community.
Al tempo stesso permette anche a chi non può essere presente di vivere l’evento; per chi è in sala è un modo per condividere, commentare quanto sta accadendo, dare diversi punti di vista diversi, suggerire link di approfondimento.

Per tutti è un’occasione per fare rete e ampliare le proprie conoscenze e seguire nuove persone.
Il live tweeting non deve raccontare solo ciò che accade sul palco, ma tutto ciò che gira intorno: dietro le quinte, reazioni del pubblico, curiosità…

Cosa preparare

• Scegli un hashtag per l’evento: che sia di facile memorizzazione, che richiami l’evento e non sia troppo lungo (o ruberà troppi caratteri ai tweet). Comunicalo anche ai relatori dell’evento, in modo che lo utilizzino sia prima che durante.
• Le informazioni basilari (dove, come, quando) alla scaletta degli interventi (chi). Notizie che ti serviranno sia per fare un po’ di teasing nei giorni precedenti, annunciando l’evento e chi vi prende parte, che durante.
• Fai girare la voce: annuncia l’evento (usando l’hashtag), cita chi parteciperà, chiedi alla tua community chi sarà presente, lancia il tema (o alcuni dei temi) che saranno trattati, valuta, con il cliente, l’opportunità di creare grafiche ad hoc per il lancio e/o interviste ai relatori.
  Se qualcuno dei relatori o di chi ha intenzione di partecipare twitta sull’evento retwittalo.
• Crea delle liste twitter in cui inserire i relatori, influencer, membri della community che parteciperanno. In questo modo potrai monitorarli più facilmente
• Scegli il tool che utilizzerai durante la diretta. Ti servirà uno strumento con il quale poter monitorare facilmente quanto sta succedendo. Devi aver facilmente sott’occhio le liste twitter che hai creato, la conversazione con l’hashtag dell’evento e tutto ciò che sta accadendo ‘fuori’.
• Prepara i tweet di lancio per ogni relatore e/o panel. Se ci sono degli interventi scritti già a disposizione metti in bozza alcuni tweet. Prepara una cartella nel computer un cui terrai tutti i documenti che potranno esserti utili per la diretta (immagini, grafiche, link di approfondimento…)

Cosa fare durante l’evento

• Meglio essere sul luogo con largo anticipo: questo permetterà di fare qualche foto della sala che si riempie, far fronte a possibili imprevisti (ad esempio: qualcuno si è dimenticato di mettervi una sedia, oppure è saltata la rete internet e bisogna porre rimedio…)
• Twitta l’inizio dell’evento e ricorda l’hashtag.
• Annuncia ogni relatore con un tweet e citandolo (se ha un account twitter), non c’è bisogno di scrivere tutto ciò che viene detto (non stiamo sbobinando), cogli le frasi fondamentali e i concetti più significativi di ognuno.
• Monitora le citazioni all’account e sull’hashtag. Se altri stanno partecipando al live tweeting potresti retwittarli, se qualcuno sta facendo domande potrebbe essere importante rispondergli subito.
• Usa anche le immagini per raccontare. Fai foto della platea, dei relatori. Di momenti curiosi o divertenti. E condividile.
  Mi raccomando, cerca di non mostrare una sala mezza vuota e triste. Quindi presta attenzione all’inquadratura e alla luce. Se in sala ci sono dei bambini abbi cura di prenderli di spalle o di rendere irriconoscibile il volto. No a foto sfuocate, buie e sgranate.
• A fine evento ringrazia tutti. Organizzazione, relatori e partecipanti. Se è un evento annuale dai appuntamento alla prossima edizione.

E dopo l’evento?

Una volta finito l’evento è importante fare in modo che tutto non venga dimenticato in un batter d’ali.

• Raccogli in un album le immagini dell’evento e condividilo.
• Usa Storify, con questo strumento potrai raccogliere tweet, foto su Instagram, post Facebook e link esterni. In modo da raccontare i momenti più importanti.

Rilancia sui social:

• Contenuti inediti, dietro le quinte
• Video dell’evento (integrale, ma è meglio fare anche delle pillole)
• Interviste agli organizzatori o a relatori (sul sito del brand, su altri siti o video) rilanciale
• Documenti di approfondimento

Ora non ti resta che organizzare e raccontare il tuo prossimo evento. Sei pronto?