Tool di Project Management: come usare Trello – Il nostro Tutorial

Trello è uno strumento di project management basato su cloud che ti aiuta a organizzare progetti, attività e collaborazioni di team in modo visivo e intuitivo. Il cuore di Trello sono le schede (boards), liste (lists) e carte (cards), che ti permettono di suddividere il lavoro in compiti gestibili. Questo tutorial ti guiderà passo dopo passo nell’uso di Trello, illustrando le sue funzionalità principali e come può semplificare la gestione dei tuoi progetti.

1. Creare un Account Trello

Per iniziare a usare Trello, visita il sito ufficiale (https://trello.com) e registrati con il tuo indirizzo email. Trello offre anche l’integrazione con Google, Microsoft e altri servizi, rendendo facile l’accesso.

2. Creare una Nuova Scheda (Board)

Una volta effettuato l’accesso, la prima cosa da fare è creare una nuova scheda, che rappresenta il tuo progetto principale. Ad esempio, se stai gestendo un team di sviluppo software, puoi chiamare la tua scheda “Sviluppo App”. Ecco come fare:

  1. Clicca su “Crea una nuova board” nella dashboard.
  2. Dai un nome alla tua scheda.
  3. Scegli uno sfondo (opzionale) e imposta la visibilità della scheda (privata, per team o pubblica).

3. Aggiungere Liste

Ogni scheda può essere suddivisa in liste, che rappresentano le fasi o categorie del progetto. Per un progetto di gestione attività, ad esempio, potresti avere liste come:

  • Da fare
  • In corso
  • Completato

Per aggiungere una lista:

  1. Clicca su “Aggiungi una lista” all’interno della scheda.
  2. Dai un nome alla lista e premi Invio.

4. Creare e Gestire le Carte

Le carte sono il cuore di Trello e rappresentano le singole attività o compiti. Ogni carta può contenere dettagli come descrizioni, checklist, scadenze, allegati e commenti. Ecco come creare una carta:

  1. Clicca su “Aggiungi una carta” sotto la lista desiderata.
  2. Dai un titolo alla carta (es. “Scrivere report settimanale”).
  3. Clicca sulla carta per aprirla e aggiungere ulteriori dettagli:
    • Descrizione: Aggiungi informazioni dettagliate sul compito.
    • Checklist: Suddividi la carta in sotto-attività spuntabili.
    • Scadenza: Imposta una data limite per completare l’attività.
    • Allegati: Carica file o aggiungi link rilevanti.

Potrai anche decidere di usare una card come modello per le successive, ti basterà scegliere la voce “crea modello” dal menù laterale della card stessa (sotto la lista “Azioni”), a questo punto quando andrai a creare una nuova card dovrai cliccare sul simbolo sul lato destro della lista e scegliere quale modello utilizzare, non ti resta che scegliere quali parti della card replicare (verosimilmente gli allegati potrebbero essere diversi e quindi non ti servirà portarli in quella nuova, ma la check list potrebbe essere la stessa) e il gioco è fatto.

5. Assegnare Card e compiti ai Membri del Team

Se lavori in team, Trello permette di assegnare compiti ai diversi membri del progetto. Per farlo:

  1. Clicca sulla card che desideri assegnare.
  2. Nella sezione “Membri”, aggiungi la persona responsabile selezionando il loro nome dalla lista di membri della scheda.

Ma non solo, all’interno della stessa card puoi assegnare delle mansioni a singoli membri del team, possono essere una o più voci di una check list o delle voci del progetto che hai esplicitato nei vari campi della card.

6. Etichette e Filtri per Organizzare Meglio le Carte

Per migliorare l’organizzazione visiva e identificare rapidamente il tipo di attività o la priorità, puoi usare le etichette. Ecco come funziona:

  1. Clicca su una card.
  2. Trova la sezione “Etichette” e clicca su una delle etichette predefinite o creane di nuove con colori personalizzati.
  3. Una volta che hai assegnato le etichette, puoi filtrare le carte per visualizzare solo quelle con specifiche etichette.

Assegna un colore diverso a ogni categoria di contenuto o azione, in questo modo avrai una migliore visione del progetto anche solo a colpo d’occhio (quanti contenuti video bisogna produrre, a che punto siamo con le stesure dei testi??)

7. Automatizzare le Attività con Butler

Trello offre uno strumento di automazione chiamato Butler, che ti permette di creare regole automatiche per gestire le tue carte. Ad esempio, puoi configurare un’azione che sposti automaticamente una carta da “In corso” a “Completato” quando viene spuntata la checklist finale.

Per usare Butler:

  1. Vai al menu della scheda e clicca su “Butler”.
  2. Crea una regola (es. “Quando una carta viene contrassegnata come completata, spostala nella lista ‘Completato’”).
  3. Salva e attiva la regola.

8. Visualizzare i Progetti con Power-Up

I Power-Up sono estensioni che puoi aggiungere alle tue schede per ampliare le funzionalità di Trello. Alcuni dei Power-Up più utili includono:

  • Calendario: Visualizza le scadenze delle carte in un calendario.
  • Time Tracking: Monitora il tempo impiegato su ogni attività.
  • Google Drive/Dropbox: Integra servizi di cloud storage per gestire documenti direttamente da Trello.

Puoi attivare un Power-Up cliccando su “Power-Up” dal menu della scheda e scegliendo quello che desideri aggiungere.

9. Collaborazione in Tempo Reale

Uno dei punti di forza di Trello è la collaborazione in tempo reale. Tutti i membri del team possono vedere le modifiche effettuate sulle carte e sulle liste in tempo reale, commentare direttamente sulle carte e ricevere notifiche per le attività loro assegnate.

10. Esportare Dati da Trello

Se hai bisogno di esportare le informazioni da Trello per report o backup, puoi farlo facilmente. Le versioni gratuite permettono di esportare le schede in formato CSV. Per esportare:

  1. Vai al menu della scheda e seleziona “Altro”.
  2. Clicca su “Esporta scheda” e scegli il formato CSV.

11. Trello Mobile

Trello offre app per dispositivi mobili (iOS e Android), permettendoti di gestire i tuoi progetti ovunque tu sia. Le funzionalità mobile sono quasi identiche alla versione desktop, quindi puoi spostare carte, aggiornare liste e collaborare con il team direttamente dal tuo smartphone.

Conclusione

Trello è uno strumento versatile e potente che può adattarsi a una vasta gamma di progetti, da attività personali a progetti complessi di team. La sua interfaccia intuitiva e le numerose funzionalità lo rendono uno degli strumenti di gestione dei progetti più popolari. Sia che tu lo stia usando per gestire un team o per organizzare le tue attività quotidiane, Trello ti aiuterà a rimanere organizzato e a mantenere il controllo sui tuoi progetti.

Suggerimenti Finali:

  • Sfrutta le automazioni di Butler per risparmiare tempo.
  • Organizza visivamente le tue carte con etichette e filtri.
  • Utilizza i Power-Up per espandere le funzionalità di Trello in base alle tue esigenze.

Buon lavoro con Trello!

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